Hinweisgeberschutz (HinSchG)

Sie wollen einen Verstoß bzw. einen Missstand melden. Dafür stellen wir einen nur Ihnen und uns zugänglichen technischen Raum zur Verfügung. Hierüber können Sie Ihre Information vertraulich an das Schokoladenmuseum übermitteln.

Wir respektieren Ihre Entscheidung, wenn Sie uns Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse nicht mitteilen wollen und in diesem Fall auf die Angabe verzichten. Sollten Sie uns keine Kontaktmöglichkeit genannt haben, werden wir Ihrem gemeldeten Verstoß so gut wie möglich nachgehen. Oftmals ergeben sich allerdings im Laufe der Bearbeitung Fragen, die wir nur mit Ihrer Hilfe klären können und die für das weitere Vorgehen entscheidend sein können.

Sie können uns alle Verstöße melden:

• die von Beschäftigten des Schokoladenmuseums Köln im Zusammenhang mit ihrer Beschäftigung begangen wurden.
• die von Lieferanten in der Lieferkette des Schokoladenmuseums Köln und durch weitere Geschäftspartner begangen wurden, einschließlich Verstöße gegen Menschenrechte und Umweltpflichten.

Das Schokoladenmuseum hat sich dem Schutz Hinweisgebender und Personen, die an der Untersuchung mitwirken, verpflichtet. Druck auf Hinweisgebende und Mitwirkende sowie ihre Diskriminierung tolerieren wir nicht. Für Betroffene, also Personen die eines Regelverstoßes bezichtigt werden, gilt die Unschuldsvermutung, solange sich der Verstoß nicht bestätigt.

Sicherheitshinweis/Datenschutz

Um Ihre Sicherheit weiter zu erhöhen, berücksichtigen Sie bitte folgende Punkte:

• Falls Sie anonym bleiben möchten, geben Sie keine persönlichen Daten an, z.B. Ihren Namen oder Ihr Verhältnis zu den Beteiligten. Geben Sie auch keine Daten an, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen.
• Nutzen Sie nach Möglichkeit kein technisches Gerät (z.B. PC, Laptop, Smartphone), das von Ihrem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wird. Insbesondere eine VPN Verbindung kann Ihre Anonymität gefährden.
• Achten Sie auf eine sichere Internetverbindung, dargestellt durch das Schloss-Symbol neben der Adresszeile.

Nutzung des Hinweisgeberportals:

Art der erhobenen personenbezogenen Daten

Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:

• Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
• ob Sie bei der Schokoladenmuseum Köln GmbH beschäftigt sind und
• gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.

Hinweise zum Versand von Anhängen

Bei der Meldungsabgabe oder beim Versand einer Ergänzung haben Sie die Möglichkeit, dem zuständigen Mitarbeiter oder Mitarbeiterin Anhänge zu senden. Wenn Sie anonym eine Meldung abgeben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext.

Auswahl des Schwerpunktes

Wählen Sie bitte aus der folgenden Liste den Schwerpunkt oder Eintrag aus, der am besten auf Ihre Meldung zutrifft und nehmen Sie diesen in die Beschreibung des Vorfalls auf. Wenn Sie zu Themen außerhalb der hier angezeigten Bereiche berichten, könnte Ihre Meldung abgewiesen werden.

• Korruption
• Verstoß gegen Wettbewerbs- oder Kartellrecht
• Menschenrechtliches Risiko bzw. Verstoß gegen Menschenrechte
• Umweltbezogenes Risiko bzw. Verstoß gegen Umweltvorschriften
• Verstoß gegen Rechnungslegungs- und Buchführungsvorschriften
• Verstoß gegen Arbeits- und Gesundheitsvorschriften, inkl. Mobbing und Belästigung
• Sonstige erhebliche Verstöße gegen (Straf-) Gesetze und Richtlinien

Zum Formular

Informationen zum Datenschutz

Im Folgenden möchten wir Sie über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems aufklären. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.

Zweck des Hinweisgebersystems

Das Hinweisgebersystem dient dazu, Hinweise von (mutmaßlichen) Gesetzes- oder schweren internen Regelverletzungen gegen die Schokoladenmuseum Köln GmbH auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen und zu bearbeiten.

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Systems stützt sich auf das berechtigte Interesse der Schokoladenmuseum  Köln GmbH an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und der damit verbundenen Abwendung von Schäden und Haftungsrisiken (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO iVm. §§ 30, 130 OWiG). Auch der Deutsche Corporate Governance Kodex verlangt in Punkt 4.1.3. die Einrichtung eines Hinweisgebersystems, um Beschäftigten und Dritten auf geeignete Weise die Möglichkeit einzuräumen, geschützt Hinweise auf Rechtsverstöße im Unternehmen zu geben.

Betrifft ein eingegangener Hinweis einen Beschäftigten oder eine Beschäftigte der Schokoladenmuseum Köln GmbH, dient die Verarbeitung zudem der Verhinderung von Straftaten oder sonstigen Rechtsverstöße, die im Zusammenhang mit dem Beschäftigtenverhältnis stehen (§ 26 Abs. 1 BDSG).

Verantwortliche Stelle und Datensicherheit

Die für den Datenschutz verantwortliche Stelle des Hinweisgebersystems ist die Schokoladenmuseum Köln GmbH, Am Schokoladenmuseum 1a, 50678 Köln.

Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in einer Datenbank von der Schokoladenmuseum Köln GmbH gesichert. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur der Schokoladenmuseum Köln GmbH möglich. Andere Dritte haben keinen Zugang zu den Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet.

Die Schokoladenmuseum Köln GmbH hat einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Betroffene können den Datenschutzbeauftragten direkt kontaktieren:

Datenschutzbeauftragter der Schokoladenmuseum Köln GmbH
Am Schokoladenmuseum 1a
50678 Köln

datenschutzbeauftragter@schokoladenmuseum.de

Vertrauliche Behandlung von Hinweisen

Eingehende Hinweise werden von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Schokoladenmuseum Köln GmbH entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Die Mitarbeitenden prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch.

In bestimmten Fällen besteht für die Schokoladenmuseum Köln GmbH die datenschutzrechtliche Verpflichtung, die beschuldigte Person von den gegen sie erhobenen Vorwürfen zu informieren. Dies ist in solchen Fällen gesetzlich geboten, wenn objektiv feststeht, dass die Informationserteilung an den Beschuldigten die konkrete Hinweisaufklärung überhaupt nicht mehr beinträchtigen kann. Dabei wird Ihre Identität als Hinweisgeber/ in – soweit rechtlich möglich – nicht offengelegt und es wird auch zusätzlich sichergestellt, dass dabei auch keine Rückschlüsse auf die Identität von Ihnen als Hinweisgeber/ in möglich werden.

Beim wissentlichen Einstellen falscher Hinweise mit dem Ziel eine Person zu diskreditieren (Denunziation) kann die Vertraulichkeit nicht gewährleistet werden.

Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Untersuchung kann es notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeitenden der Schokoladenmuseum Köln GmbH weiterzugeben.

Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.

Bei entsprechender gesetzlicher Verpflichtung oder datenschutzrechtlicher Erforderlichkeit für die Hinweisaufklärung kommen als weitere denkmögliche Empfängerkategorien Strafverfolgungsbehörden, Kartellbehörden, sonstige Verwaltungsbehörden, Gerichte sowie von der Schokoladenmuseum Köln GmbH beauftragte Rechtsanwalts- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften in Frage.

Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung erfordert oder ein berechtigtes Interesse des Unternehmens besteht oder dies aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist. Danach werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht. Die Dauer der Speicherung richtet sich insbesondere nach der Schwere des Verdachts und der gemeldeten eventuellen Pflichtverletzung.

Betroffenenrechte

Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die im Hinweis genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten noch erforderlich sind; insbesondere für die Bearbeitung eines Hinweises. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht. Weitere Informationen und die Möglichkeit Ihre Rechte geltend zu machen finden Sie unter: www.schokoladenmuseum.de/datenschutz

E-Mail-Adresse: datenschutzbeauftragter@schokoladenmuseum.de

Ihnen steht außerdem ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde zu: Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf